Iniciar un negocio conlleva una serie de desafíos, entre ellos, entender los aspectos legales y fiscales que lo rodean.
En Alcántara & Beneit llevamos más de veinte años ayudando a freelancers y emprendedores a gestionar sus temas fiscales, así como aspectos administrativos relacionados con sus proyectos y empresas.
Somos expertos en administración y contabilidad para emprendedores
La contabilidad es una herramienta vital para cualquier emprendedor que busque gestionar su negocio de manera eficiente y tomar decisiones informadas. Aunque puede parecer abrumadora al principio, comprender los conceptos básicos te brindará el control necesario sobre tus finanzas. A continuación te dejamos algunos de los aspectos más importantes que deberías tener en cuenta:
Registros Precisos
Mantener registros precisos de tus transacciones financieras es el primer paso. Esto incluye ventas, compras, gastos, ingresos y cualquier otra transacción relacionada con tu negocio.
Plan de Cuentas
Organiza tus transacciones en categorías específicas, conocidas como cuentas. Esto facilitará el seguimiento de tus flujos de efectivo y te ayudará a entender dónde se encuentra tu dinero.
Libro Diario y Mayor
El libro diario registra todas las transacciones en el orden en que ocurren, mientras que el libro mayor resume esas transacciones por cuenta. Esto proporciona una visión clara de las operaciones financieras de tu negocio.
Estado de Resultados
Este informe muestra tus ingresos, gastos y utilidades en un período específico. Te ayuda a evaluar la rentabilidad de tu negocio y a tomar decisiones sobre cómo aumentar los ingresos o reducir los gastos.
Balance General
Muestra el panorama financiero en un momento dado. Compara tus activos (lo que tienes) con tus pasivos (lo que debes) y el patrimonio neto (la diferencia entre ambos). Un balance sólido refleja la salud financiera de tu negocio.
Cumplimiento Fiscal
Mantén un registro detallado de tus ingresos y gastos para facilitar la presentación de declaraciones de impuestos. Asegúrate de conocer los plazos fiscales y las obligaciones tributarias correspondientes a tu negocio.
Flujo de Efectivo
Rastrea el movimiento de efectivo dentro y fuera de tu negocio. Te ayuda a entender cuándo y cómo ocurren los flujos de efectivo, lo que es crucial para mantener la liquidez.
Herramientas de Software
Utiliza software de contabilidad para simplificar el proceso. Hay muchas opciones diseñadas específicamente para emprendedores, lo que facilita la gestión de tus finanzas incluso si no eres un experto en contabilidad.
Algunos de los mejores softwares de contabilidad para emprendedores son:
QuickBooks
Es uno de los programas de contabilidad más populares para pequeñas empresas y emprendedores. Ofrece una variedad de funciones, como seguimiento de ingresos y gastos, facturación, gestión de impuestos y generación de informes financieros.
FreshBooks
Es una solución intuitiva para facturación y contabilidad. Además de realizar un seguimiento de tus finanzas, puedes enviar facturas profesionales, rastrear gastos y administrar el tiempo.
Wave
Es una opción gratuita que ofrece contabilidad básica, facturación y seguimiento de gastos. Es especialmente útil para emprendedores individuales o pequeñas empresas con necesidades simples.
Zoho Books
Proporciona una amplia gama de características, incluyendo seguimiento de gastos, gestión de inventario, facturación y generación de informes. Es adecuado tanto para emprendedores individuales como para pequeñas empresas.
Xero
Ofrece herramientas de contabilidad en la nube que permiten a los emprendedores realizar un seguimiento de las finanzas en tiempo real, gestionar facturas, gastos y colaborar con asesores contables.
Sage Business Cloud Accounting
Anteriormente conocido como Sage One, este software es ideal para emprendedores que buscan una solución de contabilidad simple pero efectiva. Ofrece características de facturación, seguimiento de gastos y generación de informes.
Kashoo
Es una plataforma sencilla de contabilidad en línea que se adapta bien a emprendedores y pequeñas empresas. Permite realizar un seguimiento de los gastos, generar informes y administrar facturación.
ZipBooks
Es una opción económica que ofrece seguimiento de ingresos y gastos, facturación y gestión de informes financieros. También ofrece una versión gratuita con funciones limitadas.
GoDaddy Bookkeeping
Es una herramienta simple para el seguimiento de ingresos y gastos, especialmente útil para emprendedores y autónomos que buscan una solución sin complicaciones.
Nutcache
Además de la contabilidad básica, Nutcache ofrece funciones de gestión de proyectos y seguimiento de tiempo. Es útil para emprendedores que desean combinar la contabilidad con la administración de proyectos.
Te asesoramos con la declaración de impuestos de tu negocio
A la hora de empezar a emprender, es normal que te abrumen cientos de dudas. Algunas de las más frecuentes son relacionadas con qué forma legal de negocio elegir, cuándo registrar mi negocio o qué impuestos debo comprar a mis clientes.
Para resolver todas estas preguntas, así como asesorarte en todo el proceso que conlleva, lo ideal es que contactes con un asesor fiscal especialista en emprendedores y freelancers. No obstante, te dejamos a continuación las 10 dudas que un especialista en asesoramiento fiscal debe resolver a cualquier emprendedor.
¿Qué forma legal de negocio debo elegir?
La elección de la forma legal (como sociedad limitada, sociedad anónima, autónomo, etc.) depende de tus objetivos, tamaño del negocio y responsabilidad deseada. Consulta con nosotros si quieres saber cuál se adapta mejor a tu situación.
A continuación, te dejamos un muy breve resumen sobre las principales formas legales existentes:
Sociedad Limitada
Una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL o SRL) es una entidad comercial donde los socios limitan su responsabilidad al capital invertido en la empresa. Esto significa que los socios no son personalmente responsables por las deudas o obligaciones de la empresa más allá de su inversión. Las SL son adecuadas para negocios de pequeña y mediana escala. Tienen requisitos menos rigurosos en términos de capital y administración en comparación con las sociedades anónimas. Los socios en una SL tienen roles definidos y comparten las ganancias y pérdidas de acuerdo con su participación en la empresa.
Sociedad Anónima
Una Sociedad Anónima (SA) es una entidad legal separada de sus accionistas. Los accionistas son propietarios de la empresa en función de las acciones que poseen, y su responsabilidad está limitada al capital invertido en acciones. Las SA son más adecuadas para empresas más grandes y complejas que requieren inversión significativa. Tienen requisitos de capital mínimo y están sujetas a regulaciones más estrictas en comparación con las SL. Las SA emiten acciones negociables en el mercado de valores y están sujetas a una junta de accionistas que toma decisiones importantes.
Autónomo
Un autónomo, también conocido como trabajador independiente o freelance, es una persona que trabaja por cuenta propia y asume la responsabilidad completa de su negocio. Los autónomos no tienen una entidad legal separada y, por lo tanto, son personalmente responsables de las deudas y obligaciones de su negocio. Esto significa que sus bienes personales también están en riesgo. Los autónomos pueden operar en una variedad de industrias y ofrecer servicios o productos. Tienen flexibilidad en términos de estructura y toma de decisiones, pero también enfrentan la carga completa de la administración y responsabilidad financiera.
¿Cuándo debo registrar mi negocio?
Debes registrar tu negocio antes de comenzar cualquier actividad comercial. Esto te ayudará a obtener los permisos necesarios y cumplir con los requisitos legales locales.
¿Cuáles son mis obligaciones fiscales?
Depende de tu ubicación y tipo de negocio. En general, deberás presentar declaraciones de impuestos sobre la renta, IVA u otros impuestos aplicables. Infórmate sobre las regulaciones fiscales de tu país y busca orientación de un asesor fiscal.
¿Necesito un número de identificación fiscal?
Sí, un número de identificación fiscal es fundamental para realizar transacciones comerciales y presentar declaraciones fiscales. Infórmate en la entidad fiscal correspondiente sobre cómo obtenerlo.
¿Qué debo saber sobre contratos y acuerdos comerciales?
Los contratos protegen tus intereses y definen las responsabilidades de las partes involucradas. Asegúrate de que los contratos sean claros en cuanto a plazos, condiciones, pagos y resolución de conflictos.
¿Cómo protejo la propiedad intelectual de mi negocio?
Si tienes invenciones, marcas, diseños o contenidos únicos, considera registrarlos. Las patentes, marcas registradas y derechos de autor te brindarán protección legal ante posibles infracciones.
¿Qué impuestos debo cobrar a mis clientes?
Depende del tipo de bienes o servicios que ofrezcas y de la ubicación de tu negocio. El IVA u otros impuestos de ventas pueden ser aplicables. Investiga las leyes fiscales para determinar qué impuestos debes cobrar y cómo reportarlos.
¿Cómo debo manejar la contabilidad de mi negocio?
Mantén registros precisos de tus transacciones financieras. Puede ser útil contratar a un contador para asegurarte de que cumplas con las regulaciones contables y fiscales.
¿Qué sucede si mi negocio enfrenta una demanda legal?
Si tu negocio es demandado, busca asesoramiento legal inmediato. Un abogado te guiará en el proceso, ayudándote a responder adecuadamente a la demanda y protegiendo tus intereses.
¿Puedo deducir gastos comerciales en mis impuestos?
Sí, en muchos casos los gastos comerciales son deducibles de impuestos. Esto incluye gastos como suministros, alquiler de oficina, marketing y salarios de empleados. Mantén registros detallados y consulta con un asesor fiscal para maximizar tus deducciones.
Comprender los aspectos legales y fiscales es crucial para el éxito de tu negocio. Busca asesoramiento profesional, mantén registros precisos y mantente al tanto de las regulaciones cambiantes para asegurarte de que tu emprendimiento cumpla con todas las normativas vigentes.
En Alcántara y Beneit, Gestoría El Puerto de Santa María, somos expertos en dar a nuestros clientes una asesoría fiscal de calidad y nuestra experiencia, ayudando desde hace más de 25 años a empresas, emprendedores y autónomos, nos avala. Contacta con nosotros si necesitas ayuda.
